Míg régebben az számított megszokottnak, ha cégünk saját informatikusokkal rendelkezik, ma már egyáltalán nem biztos, hogy ez a legjobb megoldás.

Az IT szolgáltatások kiszervezése, az IT outsourcing is reális alternatíva lett, aminek előnyeit és hátrányait egyaránt érdemes mérlegre tenni.

Stratégiai döntésről van szó

Cégünk működése elvben akkor a leghatékonyabb, ha minél inkább a fő tevékenységünkre, a sokat emlegetett „core business”-re koncentrálhatunk, és minél kevesebb energiát kell fordítanunk az ezt támogató területek megszervezésére, működésére. Ez a megállapítás elvben az informatikára is igaz lehetne, csakhogy kritikus volta miatt nem olyan egyszerű döntést hozni róla, mint más “back-office” tevékenységről. Egyszerűen túl sok minden múlik rajta: adataink biztonsága, folyamataink hatékonysága, kommunikációnk, szolgáltatásaink minősége vagy akár a zökkenőmentes üzletmenetünk – és még sorolhatnánk. Ezért akár a házon belüli, akár a kiszervezett megoldás mellett döntünk, mindenképpen alaposan gondoljuk át a mellette és az ellene szóló érveket. Segítségképpen ezekre mutatunk most néhány példát – természetesen nem elfeledve azt sem, hogy az alábbiakat minden cégnek ki kell egészítenie a saját szempontjaival, amelyek a vállalat tevékenységétől, cégmérettől, üzleti céloktól és prioritásoktól függően igencsak eltérőek lehetnek.

Mi szól az IT outsourcing mellett?

Először is: kiszervezni csak azt tudjuk, ami már működik, vagyis egyértelműen saját, már létező megoldásunk kiváltásáról van szó. Az outsourcing-gal több célunk is lehet: például egy adott területen dolgozó munkatársak tehermentesítése, a költséghatékonyabb, stabilabb vagy éppen professzionálisabb működés, jobb skálázhatóság, erősebb fókusz az alaptevékenységre. Az informatika esetében az is releváns szempont lehet, hogy a kiszervezés által olyan új technológiákhoz, ötletekhez, lehetőségekhez, kapacitásokhoz juthatunk hozzá, amelyekkel a cégen belül egyébként nem rendelkezünk.

A szolgáltató méretgazdaságosabb

Az IT outsourcing létjogosultságát az adhatja, hogy egy szolgáltató a mérete és a már kiépített kapacitásai miatt versenyre tud kelni a saját, házon belüli megoldásunkkal. Nem kell foglalkoznunk új IT-s munkatársak keresésével, a sokféle informatikai szakterület lefedésével, a 24 órás felügyelet kiépítésével. Sőt, amennyiben felhő alapú szolgáltatásokat veszünk igénybe, akár saját rendszerek beszerzése, telepítése és üzemeltetése alól is mentesülhetünk. A szolgáltatónál mindezek már eleve rendelkezésre állnak, ezért – az internetnek hála – költséghatékony, havi díjas szolgáltatás formájában vehetjük őket igénybe.

Amire figyelni kell

Cégkultúra

Mivel egy cégnél az informatika mindent átsző, ezért az a vállalat, amelyhez kiszervezzük az IT szolgáltatásokat, stratégiai partnerünk lesz. Ezért fontos, hogy olyan szolgáltató mellett tegyük le a voksunkat, melyet szakértőnek, felkészültnek gondolunk, és amelyikkel meggyőződésünk szerint zökkenőmentesen tudunk majd együtt dolgozni. Döntésünkben iránytűként segíthetnek a különféle tanúsítványok, minősítések is, melyekről például a HVG oldalán is tájékozódhat.

Dokumentálás

A legjobb szándékunk ellenére is előfordulhat, hogy a korábban megfelelőnek gondolt partner mégsem válik be, és el kell válnunk egymástól. Ez csak akkor fog gördülékenyen lezajlani, ha a szolgáltató átláthatóan dokumentálja a munkáját, továbbá nem próbál egyedi technikai megoldásokkal magához láncolni minket.

Biztonság

Jogosan felmerülő szempont a biztonság kérdése, hiszen kulcsfontosságú adatainkat, üzleti folyamatainkat bízzuk egy külső cégre. Tudatában kell lennünk, hogy egy esetleges technikai hiba után a javítás, helyreállítás lassúsága pénzben mérhető károkat is okozhat nekünk. Mivel a szolgáltatók is tudják, hogy ez az üzleti modelljük Achilles-sarka, ügyfeleik megtartása érdekében biztonsági megoldásaikat folyamatosan fejlesztik. Ezzel együtt a döntés előtt minden biztonsági szempontot célszerű tételesen egyeztetni a szolgáltatóval, továbbá különösen odafigyelni a szerződés vonatkozó bekezdéseire.

Összegezve: az IT outsourcing reális alternatíva, és ha kellő figyelmet fordítunk a lehetséges kockázatokra és azok kezelésére, akkor nyugodt szívvel választhatunk a hagyományos modell és a kiszervezés között.

Ha részletesebben is érdekli a téma, olvassa el a HVG cikkét:

Jóval olcsóbb a kiszervezett IT, de van néhány dolog, amire ügyelni kell